Posta elettronica certificata (PEC)

L'utilizzo della PEC permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna:

•Invio di ordini, contratti, fatture;
•Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte;
•Inoltro di circolari e direttive;
•Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera) ;
•Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.

Caratteristiche principali della posta certificata
Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).

Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC)

Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:

•la consegna;
•data e ora di consegna;
•contenuto consegnato.

Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

Ecco alcuni scenari in cui usare la posta elettronica certificata garantisce sicurezza e vantaggi:

•per mandare documenti a enti e Pubbliche Amministrazioni;
•per trasmissione i documenti relativi a gare d’appalto;
•per convocare consigli, giunte, assemblee;
•per scambiare documenti tra aziende che mantengono relazioni commerciali;
•per far girare le comunicazioni all’interno di strutture con molte sedi operative;
•per gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di “reti” di aziende o commerciali;
•per l'invio degli stipendi ai dipendenti.

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